Palembang, SumselSatu.com
Arsip-arsip seyogyanya merupakan sesuatu yang harus dijaga dengan baik karena ini merupakan dokumen penting yang suatu saat akan dibutuhkan. Karena itu, penyimpanan arsip hendaknya jangan dianggap hal sepele.
Guna menjaga arsip agar tetap dalam kondisi baik, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Palembang menggelar sosialisasi Jadwal Retensi Arsif (JRA) Substansif 13 Urusan dan Tata Cara Penyusutannya, Rabu (7/11/2018). Kegiatan dengan tema “Kita Tingkatkan Pengelolaan Kearsipan Menuju Palembang Emas Darussalam Tahun 2023” ini digelar di Hotel Swarna Dwipa, Palembang.
Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Palembang Gunawan mengatakan, tujuan sosialisasi ini adalah agar kearsipan organisasi perangkat daerah (OPD) di Kota Palembang semakin baik. “Kita melakukan pembinaan agar pengelolaan arsip dengan baik.Peserta sosialisasi ini dari OPD,” ujarnya.
Asisten III Pemkot Palembang Agus Kelana mengatakan, menertibkan kearsipan ini untuk mendukung visi dan misi Walikota Palembang. Bahkan dalam UU Nomor 43 tahun 2009, Dinas Kearsipan adalah lembaga yang wajib mengelola arsip statis. Setiap perangkat daerah diwajibkan tertib arsip. “Tugas dinas arsip ini cukup berat,” katanya.
Menurut Agus, penyimpanan arsip ini perlu dilakukan di masing-masing OPD. Melalui sosialisasi ini, pegawai diberitahu ilmu tata cara pengarsipan.
Agus menambahkan, berdasarkan PP No 28 Tahun 2012 akan ada sanksi bagi yang tidak tertib dalam kearsipan. “Di Indonesia semakin tertib, kalau tidak diatur maka dianggap biasa-biasa saja. Sebagai contoh, arsip Jembatan Ampera ada di Jepang,” katanya.
Kedepan, lanjut Agus, penyimpanan arsip ini akan menggunakan kemajuan IT dengan sistem SIKD. “Sekarang ini kemajuan teknologi sudah semakin canggih, terutama pelayanan untuk masyarakat. Penyimpanan arsip itu ke depan juga akan menggunakan IT. Masing-masing OPD harus memperhatikan personelnya untuk mengurus arsip. Karena arsip ini ada yang statis dan dinamis. Bahkan, yang sudah diperiksa BPK juga harus tertib penyimpanannya karena saat dibutuhkan lagi bisa mudah dicari,” tandasnya.
Agus berharap aparat sipil negara (ASN) lebih tertib arsip. “Di dinas itu, pengelolaan arsip jangan dianggap sepele. Harus kita siapkan, tugas di arsip itu tidak sambilan. Kami berpesan agar teman-teman tekun mengikuti sosialisasi ini. Apalagi peraturan walikota ini baru diterbitkan untuk mengelola arsip dengan baik,” ujar dia. #nti
