Palembang, SumselSatu.com
Pemerintah Provinsi (Pemprov) Sumsel memiliki lembaga kearsipan sendiri. Sayangnya, organisasi perangkat daerah (OPD) di seluruh wilayah Sumsel masih banyak yang belum tahu pentingnya sebuah arsip.
“Evaluasi saat ini, untuk Sumsel belum seperti apa yang diharapkan, karena OPD banyak yang belum tahu tentang bagaimana pentingnya arsip,” ujar Kepala Dinas Kearsipan Provinsi Sumsel Dra Hj Septiana Zuraida, SH, MSi saat berbicara pada Rakor Kearsipan se-Provinsi Sumsel 2019, Jumat (12/4/2019), di Hotel Harper, Palembang.
Rakor yang digelar Dinas Kearsipan Sumsel ini diikuti Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), OPD, BUMD, BUMN, ormas, dan perguruan tinggi di Sumatera Selatan.Rakor bertujuan mensinergikan aturan perundang-undangan, sinkronisasi antara pusat, provinsi, dan kabupaten/kota untuk mengetahui fungsi arsip.
Septiana berharap ke depan OPD-OPD dapat mengelola arsip dengan baik dan benar. Dia menjelaskan, setiap gerakan dan aktivitas pemerintahan pasti ada kaitan dengan administrasinya, ada dokumen yang dijadikan arsip.
Dikatakan, arsip itu banyak jenisnya. Ada arsip sejarah seperti kegiatan SEA Games, Asian Games, dan lainnya. Untuk bisa mengelola arsip dengan baik, menurut Septiana, butuh komitmen pimpinan tertinggi bagaimana hal ini harus dilaksanakan OPD. “Mereka sudah mengarsipkan tapi tidak tahu mengelola arsip,” ujar Septiana.
Dijelaskan juga, arsip negara ada dua, aktif dan in aktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi, misalnya mengenai keuangan. Kalau penggunaannya berkurang disebut arsip in aktif.
“Jadwal retensi arsip (JRA) ada kategori yakni permanen, bisa dipindahkan ke digital dan terakhir dimusnahkan apabila tidak berguna lagi,” ujar Septiana.
Untuk memusnahkan arsip, lanjut Septiana, ada tim pemusnahan yang terdiri atas unsur Kejaksaan, Kepolisian, Menkumham, dan lainnya. Tim ini yang menentukan sebuah arsip bisa dimusnahkan atau tidak. Untuk arsip vital tidak bisa digantikan.
“Yang paling hebat Sumsel punya lembaga kearsipan sendiri. Pemprov Sumsel mampu mendukung lembaga arsip. Setiap apapun yang dilakukan harus ada arsipnya. OPD harus mengklasifikasi arsip aktif dan in aktif, dan bisa mengelolanya,” pungkas Septiana. #nti
